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浅析内控测试中的访谈

2017-07-31

浅析内控测试中的访谈

                                           撰稿人:立信管理咨询部  丁兵

内部控制涉及企业的各个方面,为实现其发展目标提供合理保证,对企业影响重大。企业或基于内部管理需要,或出于外部监管要求,而开展内部控制评价或聘请外部中介进行内部控制审计。不管是内部评价还是外部审计,对内部控制都要进行测试,以及了解、判断内部控制设计和运行的有效性。根据内部控制评价和审计指引,结合工作实践,就内控测试中的访谈作一些简单分析。

一、   访谈目标

不论是评价还是审计,访谈的目的都要围绕着内控测试的目标来进行。我认为访谈的目标主要有:一是了解相关情况或业务流程,二是印证某项事情,三是了解访谈对象对某事的观点、看法或价值取向,四是初步判断访谈对象的胜任能力。

二、   确定访谈对象

在了解企业性质、组织架构、业务范围、业务流程,以及评价或审计目的的基础上确定访谈对象。通常包括:财务(融、投、营)、业务(供、产、销)、行政、董事、监事等机构的负责人或关键岗位职员,以及企业的业务副总,如果时间、条件具备,还可以访谈总经理、董事长、监事主席等。

三、   拟定访谈提纲

根据不同对象和不同机构拟定不同的访谈提纲。为提高工作效率,可以事先设计一个通用的提纲,而后根据不同企业的业务性质或访谈对象进行补充或修改。

对具体操作岗位的人员侧重于岗位的操作流程,以了解相关内控活动是否得到执行。

对职能部门的负责人侧重于业务管理、过程控制等方面的事项,以了解部门负责人对业务的熟悉程度,是否能识别业务流程中的关键点,以判断其胜任能力。

对业务副总侧重于业务计划、业务风险识别与应对、业务考核、人力资源等方面的事项,以了解业务目标与企业目标的一致性,业务风险的控制。

对总经理或董事长侧重于发展目标或长远规划,企业风险识别与应对、预算控制、目标考核、人力资源、企业文化、内部监督等企业层面的事项,以了解企业管理层或决策层的价值取向、企业发展目标、对风险的态度等,从而对企业整体层面的风险有一个大致认识,为判断内部控制的有效性提供参考。

对监事侧重于内部监督,以了解企业对内部监督的重视度,监督的方式、力度和有效性。

四、   内部讨论访谈提纲

对起草的访谈提纲一定要在小组内部进行讨论,征求小组成员的意见,并进行适当调整。

五、   访谈

访谈方式:访谈以2人共同进行为佳,一是可以共同记录便于事后的核对和补充,二是可以在访谈时相互提醒和补充遗漏的事项。但是在访谈时应以一人为主,另一人为辅。

开场白;访谈之初,相互陌生,有些拘束,对方可能也会有些潜在的防范意识。所以访谈开始时应有一个开场白,介绍访谈的目的,讲一点轻松的话题甚至题外话,让对方放松下来。忌直接介入主题。

访谈控制:在经过简洁的开场白后,应尽快切入到访谈的正题上来。访谈过程中应注意说话的语气、提问方式。忌质问的语气和反问式的提问,也尽量少用用是或否回答的提问方式。同时还应注意控制节奏,对善于言谈的人应适当打断对方过于宽泛的表述,对于不善言谈的人,应给予适当启发,但不能诱导。如果遇到情绪激动的访谈对象,应采取恰当的方式让对方平静下来,比如转换话题、为对方倒一怀温水,或临时借故离开一小会。如果对方还是不能平静的,应及时中止访谈。

六、   整理记录

访谈结束后,应及时核对或补充记录,进行归类整理,并按访谈底稿要求书写或编辑为正式文档。

如果对方愿意签字的,应请对方签字确认。

七、   实践中访谈中出现的问题

受企业特殊业务专业知识的局限,访谈内容无法深入,仅作访谈流程,而使访谈流于形式,达不到想要的效果。

访谈人经验不足或相关知识准备不充分,对访谈无从着手,无法开展访谈。

                     

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